چگونه آنالیز SWOT را انجام دهیم؟

علی رغم ایراداتی که به آنالیز SWOT وارد می شود، چنانکه گفته شد، یکی از ابزارهای بسیار موثر در تدوین استراتژی است. یک راه کاربردی و سریع انجام آنالیز SWOT برگزاری جلسه و استفاده از روش طوفان فکری است. مراحل انجام آنالیز SWOT به این روش، بصورت خلاصه در ادمه تشریح شده است:

1-      تشکیل جلسه: کیفیت برگزاری و اعضای جلسه در نتیجه حاصل از آنالیز بسیار تاثیر گذار است. لذا مهم است که در این خصوص دقت و سخت گیری لازم انجام شود. زمان جلسه بسیار حیاتی است. جلسه را در زمانی برگزار کنید که افراد با حداکثر تمرکز در جلسه شرکت نمایند. حاضرین جلسه باید از تمام حوزه ها شامل مدیریت، برنامه ریزی نت، مالی و پشتیبانی، آموزش و مهندسی نت باشد.  همچنین محل جلسه باید به گونه ای باشد که اعضا بتوانند به راحتی تبادل نظر کنند.

2-      توضیح هدف جلسه: هدف برگزاری جلسه باید به طور شفاف و قابل درک برای همه حاضرین در ابتدای جلسه تبیین گردد.

3-      تشریح آنالیز SWOT: باید در چند اسلاید کوتاه و کاربردی آنالیز SWOT  برای همه حاضرین بیان شود، تا همه در خصوص این روش اطلاعات اولیه پیدا کنند و با کاربرد و اهمیت این روش آشنا گردند.

در ادامه لازم است هر یک از تعاریف چهار گانه تشریح گردد، و تعاریف نقاط قوت، نقاط قابل توسعه (ضعف)، فرصت ها و تهدیدها، با مثال هایی توضیح داده شود تا برای حاضرین در جلسه درک صحیح و یکسانی از این تعاریف ایجاد گردد.

4-      ارائه یک مثال از آنالیز SWOT: پس از تبیین اصول و تعاریف، لازم است یک مثال از ماتریس SWOT ارائه و بحث شود تا ابهامی برای حاضرین در جلسه باقی نماند.

دقت شود که ارائه مراحل 1 تا 4 ساده، سریع و کاربردی برگزار شود. از پرداختن به موارد غیر ضروری نظیر تاریخچه و … اجتناب شود.

5-      انجام طوفان ذهنی: اصلی ترین مرحله جلسه انجام بارش فکری است. برای اینکه بتوانید از همه ایده ها  بهره مند شوید، در این مرحله لازم است که هر ایده ای ثبت شود. ممکن است نظری مطرح شود که به نظر صحیح نیست، یا ایده هایی مطرح شوند که در تناقض با هم باشند، جلسه باید به گونه ای مدیریت شود که در این مرحله انتقاد نسبت به ایده ها وجود نداشته باشد تا همه نظرات، آزادانه مطرح شوند. در غیر اینصورت ممکن است برخی از حاضرین اعتماد به نفس خود را برای بیان نظرات از دست بدهند.

6-      پایان جلسه: کلیه نقاط قوت، نقاط قابل توسعه، فرصت ها و تهدیدهایی که از جلسه استخراج شده است را ثبت کنید و از حاضرین جهت حضور و همکاری در جلسه تشکر کنید.

مجددا تاکید می گردد در تمام فرآیند برگزاری جلسه دقت شود که مطالبی که ارائه می شود به زبان ساده و کاربردی باشد و در عین حال شرایط جلسه به گونه ای مدیریت شود که اعضای جلسه بتوانند به راحتی سوالات، ابهامات و ایده های خود را مطرح نمایند.