Business-Meeting-mpedia-300x233دوستی شاغل در بخش نت یکی از صنایع مادر درد دل می کرد؟! پرسید ما ایده برای انجام دادن زیاد داریم ولی در انجام و پیاده سازی مشکل داریم، علی رغم جلسات زیادی که داریم باز هم بی نتیجه و در دور باطلی می چرخیم. جلسات زیاد همه اتلاف وقت و زمان است. چه کنیم؟!

 بد ندیدم این سوال را در سایت دانشنامه نت مطرح و به آن پرداخته شود. عارضه ای که در اکثر سازمان ها و شرکت ها مشاهده می کنید. جلسات متعدد و بدون اثربخشی. این داستان که در شرکت های دولتی تبدیل به فاجعه می شود و اتلاف زمانی در این جلسات بسیار زیاد است.

اما در پاسخ به این دوست خوبمان روشی که از یکی از دوستان اروپایی به یادگار گرفته بودم را توضیح دادم. روش تیم ورکینگ.

1-    Forming

2-    Storming

3-    Norming

4-    Performing

از آنجا که کلمات قافیه داری! هستند، 5 بار تکرار کنید در ذهن می ماند. هر وقت و هر جا که خواستید جلسه بگذارید اگر می خواهید از جلسه نتیجه بگیرید و خروجی آن مد نظرتان است حتماً این مراحل را مد نظر داشته باشید. اگر هم فقط می خواهید وقت بگذرانید، از دور هم بودن با همکارانتان حداکثر لذت را ببرید و به فکر فان خود باشید خوش بگذرد!!

اما توضیح:

1-    Forming : رئیس جلسه دقت کند مسئول اصلی تیم است. او باید به جلسه سمت و سو دهد و فرم و شکل مورد نظرش را دربیاورد. در جلسات همه دوست دارند حرف بزنند و مشکلات خودشان را در میان بگذارند چه مرتبط و چه بیربط. این شما هستید که نمیگذارید جلسات تخصصی شما به حاشیه برود. باید افکار را شکل دهید و به سمت هدف اصلی جلسه هدایت کنید. جلسه RCFA جای مشکلات کارگاه و حقوق عقب افتاده فلان شخص نیست!

2-    Storming: از بارش ایده ها استقبال کنید اما ایده های مرتبط. عمده جلسات در این مرحله به شکست می خورد. از طرفی باران فکری باید باشد و از طرفی ایده های بیربط هم آسیب زننده است. می توانید از افراد حاضر در جلسه بخواهید یکی یکی ایده هایشان را مطرح کنند و نظر بدهند، هر کسی هم یک ایده بدهد و در صورت نداشتن ایده بگوید نفر بعد. مطمئن باشید با این روش افرادی که فقط آمده اند در جلسه تا از میوه و شیرینی آن لذت ببرند شناسایی می گردند!! و یا حداقل قبل از شروع جلسه روی موضوع جلسه تفکر می کنند.

3-    Norming : مهم و اصل اساسی این است که به نتایج و قوانین و استانداردی در انتهای جلسه برسید. تمرکز رئیس جلسه بر هدف جلسه و نتیجه گیری انتهایی باشد. به افکار و ایده های موثر بها بدهید و از آنها تصمیمات سازنده را استخراج کنید. این مرحله تصمیم سازی است و مهم است. 3 ساعت در مورد گریپاژ کردن بیرینگ A صحبت شده است اما در آخر جلسه مشخص نمی شود که باید چه اقدامی انجام داد! باور کنید فراوان اتفاق می افتد.

4-    Performing : تصمیمات گرفته شده است اما مسئول انجام دهنده آنها مشخص نیست. حتماً مسئول انجام دهنده، مسئول پیگیری کننده و مهلت انجام را مشخص کنید. خروجی جلسات باید اجرایی گردد. فرمی طراحی شده و باید اجرایی گردد، مسئول پیاده سازی فرم باید مشخص گردد.

این پست کمی طولانی شد اما امیدواریم که به اثربخشی جلسات و کارهای گروهی کمکی کرده باشد. واحد نگهداری و تعمیرات ناگزیر از کار گروهی است. در مراحلی که به دنبال استقرار سیستم درست نگهداری و تعمیرات در سازمان باشید، کارها حتماً باید به صورت گروهی انجام گیرد. در مراحل تعالی سیستم نگهداری و تعمیرات و تعالی مدیریت سیستم دارایی‌های فیزیکی ناگزیر از تیم سازی و تشکیل جلسات متعدد کاری هستیم. به استقرار TPM، به جلسات تحلیل خرابی ها، جلسات متعدد سیستم سازی نت، ممیزی و انتخاب نرم افزار نت، پیاده سازی 5S و تمامی کارهای مرتبط فکر کنید. جلسات زیاد داریم.

شما می توانید با ذکر نام منبع (سایت دانشنامه نت) و لینک سایت (www.mpedia.ir) این مطلب را باز نشر دهید.