نوشته‌ها

نقشه راه

گام های تهیه نقشه راه پیاده سازی مدیریت دارایی های فیزیکی با رویکرد مدیریت استراتژیک

هنگامی که سازمان قصد پیاده سازی مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیریت دارایی ها و یا هر پروژه تحولی را دارد، در اولین مرحله درگیر برنامه ریزی می­شوند تا تعیین کنند چگونه به آینده مطلوب دست پیدا کنند و لازم است با استفاده از روش سیستماتیک این امر انجام گیرد تا دسترسی به اهداف و چشم انداز مد نظر سازمان تضمین گردد، بنابراین، برنامه ریزی و تهیه نقشه راه یک قدم حیاتی در پیاده سازی می باشد شکل زیر مدل گام به گام تهیه نقشه راه را نشان میدهد:

roadmap

شما می توانید با ذکر نام منبع (سایت دانشنامه نت) و لینک سایت (www.mpedia.ir) این مطلب را باز نشر دهید.

آنالیز SWOT

چگونه آنالیز SWOT را انجام دهیم؟

علی رغم ایراداتی که به آنالیز SWOT وارد می شود، چنانکه گفته شد، یکی از ابزارهای بسیار موثر در تدوین استراتژی است. یک راه کاربردی و سریع انجام آنالیز SWOT برگزاری جلسه و استفاده از روش طوفان فکری است. مراحل انجام آنالیز SWOT به این روش، بصورت خلاصه در ادمه تشریح شده است:

MEETING

1-      تشکیل جلسه: کیفیت برگزاری و اعضای جلسه در نتیجه حاصل از آنالیز بسیار تاثیر گذار است. لذا مهم است که در این خصوص دقت و سخت گیری لازم انجام شود. زمان جلسه بسیار حیاتی است. جلسه را در زمانی برگزار کنید که افراد با حداکثر تمرکز در جلسه شرکت نمایند. حاضرین جلسه باید از تمام حوزه ها شامل مدیریت، برنامه ریزی نت، مالی و پشتیبانی، آموزش و مهندسی نت باشد.  همچنین محل جلسه باید به گونه ای باشد که اعضا بتوانند به راحتی تبادل نظر کنند.

2-      توضیح هدف جلسه: هدف برگزاری جلسه باید به طور شفاف و قابل درک برای همه حاضرین در ابتدای جلسه تبیین گردد.

3-      تشریح آنالیز SWOT: باید در چند اسلاید کوتاه و کاربردی آنالیز SWOT  برای همه حاضرین بیان شود، تا همه در خصوص این روش اطلاعات اولیه پیدا کنند و با کاربرد و اهمیت این روش آشنا گردند.

در ادامه لازم است هر یک از تعاریف چهار گانه تشریح گردد، و تعاریف نقاط قوت، نقاط قابل توسعه (ضعف)، فرصت ها و تهدیدها، با مثال هایی توضیح داده شود تا برای حاضرین در جلسه درک صحیح و یکسانی از این تعاریف ایجاد گردد.

4-      ارائه یک مثال از آنالیز SWOT: پس از تبیین اصول و تعاریف، لازم است یک مثال از ماتریس SWOT ارائه و بحث شود تا ابهامی برای حاضرین در جلسه باقی نماند.

SWOT FRAME

دقت شود که ارائه مراحل 1 تا 4 ساده، سریع و کاربردی برگزار شود. از پرداختن به موارد غیر ضروری نظیر تاریخچه و … اجتناب شود.

5-      انجام طوفان ذهنی: اصلی ترین مرحله جلسه انجام بارش فکری است. برای اینکه بتوانید از همه ایده ها  بهره مند شوید، در این مرحله لازم است که هر ایده ای ثبت شود. ممکن است نظری مطرح شود که به نظر صحیح نیست، یا ایده هایی مطرح شوند که در تناقض با هم باشند، جلسه باید به گونه ای مدیریت شود که در این مرحله انتقاد نسبت به ایده ها وجود نداشته باشد تا همه نظرات، آزادانه مطرح شوند. در غیر اینصورت ممکن است برخی از حاضرین اعتماد به نفس خود را برای بیان نظرات از دست بدهند.

6-      پایان جلسه: کلیه نقاط قوت، نقاط قابل توسعه، فرصت ها و تهدیدهایی که از جلسه استخراج شده است را ثبت کنید و از حاضرین جهت حضور و همکاری در جلسه تشکر کنید.

مجددا تاکید می گردد در تمام فرآیند برگزاری جلسه دقت شود که مطالبی که ارائه می شود به زبان ساده و کاربردی باشد و در عین حال شرایط جلسه به گونه ای مدیریت شود که اعضای جلسه بتوانند به راحتی سوالات، ابهامات و ایده های خود را مطرح نمایند.

شما می توانید با ذکر نام منبع (سایت دانشنامه نت) و لینک سایت (www.mpedia.ir) این مطلب را باز نشر دهید.

آنالیز SWOT

آنالیز SWOT چیست و چه کمکی به ما می کند؟

تحلیل  SWOT یکی از 10 ابزار و مفهوم کلیدی مدیریت است. به زبان ساده، آنالیز SWOT swotدر واقع شناسایی و تحلیل عواملِ مثبت و منفیِ تاثیرگذار، درون و خارجِ سازمان است. این عوامل به صورت زیر طبقه بندی می شوند:

1-      از لحاظ نحوه اثرگذاری

عوامل مثبت: عواملی که به سازمان در دستیابی به اهداف خود کمک می کند.

عوامل منفی: عواملی که سازمان را از دستیابی به اهداف خود دور می کند.

2-     از لحاظ محیط اثرگذاری

عوامل درونی: عواملی که در اختیار سازمان هستند.

عوامل بیرونی :عواملی که سازمان تاثیری برآنها ندارد، ولی بر سازمان تاثیرگذارند.

از کنار هم قرار دادن این عوامل، در واقع 4 عامل مثبت درونی، منفی دورنی، مثبت بیرونی و منفی بیرونی ایجاد می شود، که در آنالیز SWOT به ترتیب نقاط قوت، نقاط قابل توسعه (ضعف)، فرصت­ها و تهدیدها نام گذاری می­شوند. برای درک بهتر این موضوع در گراف زیر نمایش داده شده است:

Presentation1

لذا همانگونه که از تعاریف و توضیحات فوق استنباط می شود، آنالیز SWOT ابزاری برای تصمیم گیری است. این روش با ارائه اطلاعات درست و طبقه بندی شده به تصمیم گیری صحیح و اصولی کمک می کند. لذا در مواقعی که نیاز به تصمیم گیری یا برنامه ریزی استراتژیک در واحد نت است، مثلا تهیه نقشه راه پیاده سازی سیستم نت، این ابزار می تواند راهگشا باشد. اما چگونه می توان یک آنالیز SWOT موثر اجرا کنیم؟

شما می توانید با ذکر نام منبع (سایت دانشنامه نت) و لینک سایت (www.mpedia.ir) این مطلب را باز نشر دهید.

انگیزه پرسنل نگهداری و تعمیرات

آیا پرداخت پاداش به پرسنل نگهداری و تعمیرات باعث افزایش بهره وری می شود؟

آیا تابحال شده است روز بعد از توزیع کارانه به کارگاه سر بزنید؟ با چه چیزی مواجه شده اید؟

عموما روز بعد از توزیع کارانه، بی انگیزگی، ناراحتی، عصبانیت و نارضایتی پرسنل را خواهید دید. در جمع های مختلف افرادی مشاهده می کنید که از این نظام پرداخت ناراحت هستند، افرادی که تا روز قبل با انگیزه در حال کار بودند، امروز به رغم دریافت پاداش، نه تنها انگیزه بالای خود جهت افزایش بهره وری را از دست داده اند، بلکه حتی در انجام امور عادی و حداقل ها نیز، دچار مشکل هستند.

Untitled

قطعا هدف توزیع کارانه و سیستم های پاداش این است که بهره وری و انگیزه پرسنل را افزایش دهد، اما چیزی که در واقع اتفاق می افتد برعکس است. در واقع پرداخت این پاداش ها معادل این است که مدیریت پولی صرف کرده است برای کاهش بهره وری و افزایش نارضایتی.

اما چرا؟

دلیل این امر در نحوه پرداخت این پاداش است. چرا که عموما این پاداش ها بر اساس عملکرد واقعی افراد صورت نگرفته است، یا عملکرد افراد به درستی ارزیابی نشده است. گرچه عموما یک استراتژی رایج در بین مدیران، توزیع مساوی پاداش بین پرسنل است تا از هر گونه اعتراض و حاشیه خود را برهانند، که این روش نیز تبعات خاص خود را دارد.

اما چاره کار چیست؟

Employee-Motivation1

یک راه حل می تواند استقرار یک نظام جامع مدیریت عملکرد باشد، که در پست های بعدی به این موضوع پرداخته خواهد شد.

شما می توانید با ذکر نام منبع (سایت دانشنامه نت) و لینک سایت (www.mpedia.ir) این مطلب را باز نشر دهید.

چارت سازمانی

آیا ساختار سازمانی (Organizational structure)همان چارت سازمانی (Organizational Chart) است؟

 

جواب این سوال یک کلمه است: خیر.     Business people

ساختار سازمانی  (Organizational structure) در واقع شرح دقیق همه فرآیندها، وظایف، ارتباطات داخلی و خارجی، مسئولیت ها و اختیارات سازمان است که در قالب اسناد متعددی تعریف و تدوین می شود.

 

لذا هر سازمانی با توجه به ماهیت، چشم انداز ، اهداف و استراتژی های خود، ساختار سازمانی منحصر به فرد خود را خواهد داشت و هیچ دو سازمانی وجود ندارد که ساختار سازمانی کاملا مشابهی داشته باشند. بعبارت دیگر ساختار سازمانی خشت اول ایجاد سازمان است. سازمان متعالی دارای ساختار متعالی است.

Organizational Chart

در حالیکه چارت سازمانی  (Organizational Chart) که به عنوان نمودار سازمانی نیز در منابع فارسی شناخته می شود، فقط مجموعه ای از باکس هاست که نمایی که از حدود نحوه ارتباطات و سلسله مراتب را در سازمان مشخص می کند.

 

 به همین خاطر سازمان ها چارت سازمانی خود را در سایت خود قرار می دهند ولی ساختار سازمانی جز اسنادی است که برای افراد خارج سازمان قابل دسترسی نیست.

حال این سوال پیش می آید که آیا مدل ها و الگوهای ساختار وجود دارد، که سازمان ها بتوانند برای طراحی ساختار خود از آن استفاده کنند؟

شما می توانید با ذکر نام منبع (سایت دانشنامه نت) و لینک سایت (www.mpedia.ir) این مطلب را باز نشر دهید.

 

آیا در همه مراحل پیاده سازی سیستم های نوین نت عملکرد افراد سازمان یکسان است؟

همان طور که در پست قبل اشاره شد است عملکرد افراد در مواجهه با تحول در سه دوره تقسیم بندی می شود. در این پست می خواهیم به این مساله بپردازیم که هر یک از این دوره ها چه ویژگی هایی دارد و عملکرد افراد در فرآیند تحول چگونه تغییر خواهد کرد؟

 

Efficiencyدر واقع هریک از این دوره ها متناسب با شرایط خاص آن دوره، سطح عملکرد متفاوت خواهد بود که این تغییرات در نمودار 1 نشان داده شده است.

nemodar

نمودار سطح عملکرد افراد در تحول

.

و هر یک از دوره ها طبیعتا ویژگی های خاص خود را دارد. جدول زیر ویژگی ها و احساسات افراد سازمان در پروسه تحول را در مراحل مختلف نشان می دهد.

jadval

جدول تغییرات دیدگاه های افراد به تحولات

.

با شناخت مراحل مختلفی که افراد در مواجهه با تحولات سپری می­کنند، که با شوک به عنوان اولین واکنش آغاز می­شود و در نهایت پس از طی دوره ای به اعتقاد می انجامد، در گام بعدی لازم است مدیریت سازمان برای اینکه استقرار نت با موفقیت انجام شود، برای هریک از مراحل استراتژی مناسب برای مواجهه با رفتارهای پرسنل اتخاذ نماید تا به نتیجه مطلوب دست یابد.

در هریک از دوره ها چه استراتژی ها و تکنیک هایی را می توان استفاده کرد؟

در پست های بعدی به این سوال پاسخ داده خواهد شد.

شما می توانید با ذکر نام منبع (سایت دانشنامه نت) و لینک سایت (www.mpedia.ir) این مطلب را باز نشر دهید.

مدیریت تغییر (Change Management)

آیا مدیریت تغییر (Change Management) همان مدیریت تغییرات است؟

change

اگر بخواهیم در یک کلمه به این سوال پاسخ بدهیم، جواب سوال قطعا “خیر” است.  مدیریت تغییر را نباید با فرآیند تغییر، تحول یا دگرگونی اشتباه گرفت. مدیریت تغییر در واقع یک جریان کار مهم است که برای تاثیر گذاشتن بر پرسنل در پروسه تحول اجرا می­ شود.

Change-Managemen1

به عبارت دیگر مدیریت تغییر بر جنبه انسانی تحول در سیستم ها، فرآیندها و سایر تغییرات در واحد می پردازد که باید توسط مدیران و رهبران سازمان اعمال گردد تا کارکنان را  در گذر از مسیر تحول و استقرار کامل سیستم جدید پشتیبانی و حمایت کند.

سوال این است که مدیریت سازمان چگونه می تواند با بهره گیری از اصول مدیریت تغییر، از حداکثر کارآیی و اثربخشی پرسنل سازمان به عنوان منابع و سرمایه های انسانی، بهره برداری کند؟

در پست های بعدی به این سوال پاسخ داده خواهد شد.

شما می توانید با ذکر نام منبع (سایت دانشنامه نت) و لینک سایت (www.mpedia.ir) این مطلب را باز نشر دهید.